Arsip Tak Punya Nilai Guna, DPKD Kaltim: Wajib Dimusnahkan

968kpfm, Samarinda - Sebagai upaya mengurangi jumlah volume arsip yang tidak memiliki nilai guna, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Kaltim menekankan kepada Organisasi Perangkat Daerah (OPD) untuk segera melakukan pemusnahan

Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan DPKD Kaltim, Dyayadi mengatakan, pemusnahan arsip dilakukan untuk efisiensi sehingga memudahkan pencarian arsip yang dibutuhkan serta memberikan tempat bagi arsip yang baru.

“Pemusnahan arsip dilakukan agar memudahkan untuk pencarian arsip. Selain itu, hal ini juga dilakukan untuk menghindari terjadinya penumpukan di depo arsip,” imbuh Dyayadi.

Di sisi lain, Arsiparis Ahli Muda DPKD Kaltim, Dewi Susanti memaparkan, pemusnahan arsip merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi pada arsip dari penyalahgunaan pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab, sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna.

Berdasarkan Peraturan ANRI Nomor 25 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pemusnahan Arsip, ditegaskan bahwa arsip yang telah melampaui batas usia ideal, yakni 10 tahun harus dimusnahkan.

Prosedur pemusnahan arsip oleh OPD Pencipta Arsip dilakukan melalui beberapa tahapan. Mulai dari pembentukan panitia penilai arsip, penyeleksian arsip, pembuatan daftar arsip usul musnah, penilaian arsip, permintaan persetujuan pemusnahan, penetapan arsip yang akan dimusnahkan, dan terakhir pelaksanaan pemusnahan arsip.

“Sebelum dimusnahkan, arsip biasanya dilakukan validasi. Semua OPD memiliki unit ke arsipan II. Yang menjadi koordinator adalah sekretariat masing-masing perangkat daerah. Mereka menerima semua arsip dari semua bidang-bidangnya. Setelah itu, divalidasi yang mana arsip statis vital atau arsip usul musnah. Setelah itu diusulkan kembali ke ke ANRI. Biasanya satu tahun baru disetujui,” terangnya.

Lebih lanjut, Dewi menerangkan, karena persentase arsip itu 10 persen arsip vital , 30 persen rujukan pedoman, serta 60 persen arsip kloning diusulkan musnah, maka arsip yang diciptakan dalam satu judul itu bisa sampai 10 eksemplar.

"Dari angka tersebut, 1 eksemplar itu arsip vital. Sisanya 9 eksemplar itu cloning dan bisa dimusnahkan. Pemusnahan arsip juga kita lakukan agar tidak terjadi ledakan arsip yang tidak memiliki nilai guna,” tutup Dewi.

Penulis: Fajar
Editor: Maul