Belum Semua OPD Lakukan Penataan Arsip Dengan Baik

968kpfm, Samarinda - Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa satuan kerja perangkat daerah (SKPD) dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi, wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah provinsi.

Aturan ini secara tersirat menyatakan bahwa Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemprov Kaltim wajib melakukan penataan arsip, untuk kemudian menyerahkannya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Kaltim.

Setelah menyerahkan arsipnya, kemudian DPKD Kaltim mengambil tindakan dengan cara disimpan atau dimusnahkan. Arsiparis Penyelia DPKD Kaltim, Ana Palyantisari memaparkan bahwa setiap arsip yang wajib diserahkan itu merupakan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara.

"Arsip-arsip yang diserahkan merupakan arsip hasil kegiatan yang dibiayai oleh anggaran negara atau pemerintah dan juga memiliki nilai sejarah wajib diserahkan. Penyerahan arsip itu sebagai sebuah bentuk dari pertanggungjawaban atas kegiatan yang sudah didanai itu," ucap Ana.

Namun sebelum penyerahan arsip kepada DPKD Kaltim, kata Ana, setiap OPD di lingkungan Pemprov Kaltim harus terlebih dahulu melakukan pengelolaan arsip. Mulai dari arsip aktif, setelah masa aktifnya habis kemudian menjadi inaktif. Lalu disimpan di record center yang dikelola oleh kearsipan di masing-masing OPD untuk kemudian diserahkan kepada DPKD Kaltim.

"Namun belum semua OPD di Kaltim melakukan penataan arsip dengan baik dan juga rutin melakukan penyerahan. Karena arsip yang mau diserahkan itu kan hasil penataan dulu,” tegas Ana.

Oleh sebab itu, Ana mengimbau kepada setiap OPD agar bisa melakukan penataan arsip dan segera menyerahkannya kepada DPKD Kaltim untuk diambil tindakan. Hal ini dilakukan untuk menghemat ruang penyimpanan arsip agar dokumen yang baru bisa tersimpan di ruang arsip OPD.

Penulis: Fajar
Editor: Maul