DPKD Kaltim Dorong Setiap OPD Wajib Memiliki Record Center Kearsipan

968kpfm, Samarinda - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Kaltim meminta setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemprov Kaltim untuk memiliki record center kearsipan.

Arsiparis Ahli Muda DPKD Kaltim, Dewi Susanti menuturkan, keberadaan record center sangat penting untuk bidang kearsipan, di mana record center dapat menopang sistem kearsipan versi teranyar.

"Termasuk di setiap instansi atau lembaga pemerintahan dan OPD. Records Center sendiri merupakan suatu tempat yang dirancang dan dikonsep dengan spesifikasi tertentu sesuai aturan dan ketentuan yang ada, agar dapat menyimpan, memelihara, merawat dan mengelola arsip sehingga kondisi arsip tidak berubah meski setelah bertahun-tahun," jelas Dewi.

Khusus di OPD lingkungan pemerintahan, record center berfungsi sebagai lokasi arsip terpusat yang berasal dari seluruh bidang di OPD itu. Berkaca dari hal itu, Dewi menekankan bahwa setiap perangkat daerah di lingkungan Pemprov Kaltim memang disyaratkan wajib memiliki record center.

“Karena sebagai unit kearsipan satu. Di sana akan melakukan kegiatan penyusutan, pemindahan arsip dari semua unit kerja yang ada di setiap perangkat daerah untuk disimpan di record center,” tutur Dewi.

Dewi menjelaskan bahwa pada record center itu, nanti setiap OPD bisa melakukan penertiban, pengelolaan dan sadar penataan arsip sebelum diserahkan ke lembaga kearsipan daerah untuk menampung seluruh arsip OPD supaya bisa dikelola.

"Penataannya, pembuatan daftar arsip kemudian diserahkan ke DPKD Kaltim beserta berita acara sesuai aturan yang berlaku. Jadi tidak ujug-ujug langsung menyerahkan,” sebutnya.

OPD selaku pihak pertama dan pemilik arsip akan menyerahkan arsip kepada pihak kedua, yakni DPKD Kaltim. Kemudian ditandatangani oleh kepala daerah atau minimal sekretaris daerah setempat.

"Ketika semua itu dilakukan. Maka kearsipan di setiap OPD di Kaltim akan menjadi tertata dengan rapi. Sehingga mudah dalam mengambil berbagai kebijakan," pungkasnya.

Penulis: Fajar
Editor: Maul