Tak Bisa Diakses Sembarangan, DPKD Kaltim Beri Pemahaman Arsip Tertutup Kepada Diarpus Kukar

968kpfm, Samarinda - Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kutai Kartanegara (Kukar) menggelar magang Penetapan Daftar Prosedur Akses dan Layanan Izin Pengguna Arsip Statis Bersifat Tertutup di Hotel Selyca, Samarinda, Kamis (9/11).

Untuk mengisi materi, Diarpus Kukar mengundang Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Kaltim sebagai narasumber dari kegiatan ini.

Dalam kegiatan ini, Arsiparis Ahli Madya DPKD Kaltim, Risnawati, memberikan materi soal pengelolaan arsip baik secara konsep maupun teknis seperti cara penetapan arsip statis, cara penelusuran akses arsip, kemudian cara pembuatan daftar arsip statis tertutup.

"Sebab saat ini belum semua lembaga kearsipan di Kaltim paham dan melaksanakan pengelolaan arsip tertutup. Namun aturan ini sudah tercantum dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Indonesia Nomor 26 tahun 2016," ungkap Risnawati.

Risnawati memaparkan, arsip tertutup yang dimaksud yakni arsip yang tidak semua orang bisa mengakses. Karena sifatnya rahasia, maka arsip negara seperti itu harus dijaga oleh negara melalui lembaga kearsipan. Ia juga memberikan banyak materi, terutama mengenai kode unik yang akan digunakan dalam penataan arsip.

"Di sini fungsi dari kode unik, dan hanya petugas di Depo saja yang paham. Kode unik ini sebenarnya menunjukkan posisi arsip, arsip apa, karena arsip statis tidak boleh langsung disebutkan misal arsip BPKAD posisinya ujung rak ini, tidak boleh nanti dia punya kode unik,” jelas Risnawati.

Dari agenda ini, diharapkan Diarpus Kukar mampu meningkatkan pengelolaan arsipnya. Terutama soal arsip tertutup agar tidak salah dalam penataan dan pengambilan keputusannya.

"Karena jika ketahuan ada penyalahgunaan, sanksi berat akan menanti," tutup Risnawati.

Penulis: Fajar
Editor: Maul